X

ÚRYVKY Z KNÍH EDÍCIE „ČO MÁ VEDIEŤ MZDOVÁ ÚČTOVNÍČKA…“

VYDANIE 4/2017

1 Úryvok // 4.3 Poskytovanie preddavkov, ich evidencia a vyúčtovanie
Častým pravidlom účtovných jednotiek je tzv. drobný nákup. Rozumie sa ním nákup pohonných látok, spotrebného režijného materiálu, obstaranie nejakej malej služby a podobne. Spravidla ide o malé sumy na obstaranie tovaru, materiálu alebo služby, ktoré je nevyhnutné urýchlene obstarať. Na tieto nákupy alebo úhrady služieb poskytujú zamestnávatelia svojim zamestnancom, ktorí transakciu realizujú, zálohy (preddavky).
Pod pojmom záloha rozumieme poskytnutie určitej sumy na určitý (predpokladaný) druh zásob, služby, pričom nevieme presne určiť, aký druh zásob alebo služby sa nakúpi, koľko to bude presne stáť, ba niekedy ani presný dátum obstarania.
Poskytovanie neprimerane vysokých záloh (preddavkov) sa zneužíva aj na osobné účely. Dlhodobo jednorazovo poskytnutá a nevyúčtovaná záloha vedie k názoru, že je to určitou formou poskytnutá bezúročná pôžička.
V praxi sa vyskytuje pojem záloha a preddavok.
Charakteristické znaky pojmu „záloha“ sú:
• nákup zásob - služby nie je konkretizovaný,
• výška zálohy je stanovená dohodou alebo odhadom,
• presný čas úhrady, obstarania nie je známy,
• v závislosti od periodicity je určená ako jednorazová alebo stála,
• spôsob a lehota vyúčtovania je viazaná na druh poskytnutej zálohy,
• je určená len pre zamestnancov, ktorý obstarávajú pravidelne nákup zásob - služieb v mene zamestnávateľa.

4.3.1 Preddavky na drobné výdavky a ich vyúčtovanie
Preddavkom rozumieme poskytnutie určitej sumy na vopred stanovený účel a za predpokladu, že vznikne nárok na úhradu minimálne vo výške poskytnutého preddavku. Rovnako je presne stanovená lehota na vyúčtovanie tohto poskytnutého preddavku.

Napríklad:
1. Zamestnanec požiada o poskytnutie preddavku na mzdu. Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi vyhovieť. Maximálna výška tohto preddavku je obmedzená výškou jeho dohodnutej mzdy. Dátum vyúčtovania preddavku je stanovený na dátum splatnosti mzdy.
2. Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi preddavok na zahraničnú pracovnú cestu. Výška poskytnutého preddavku je stanovená podmienkami pracovnej cesty a predpokladanými cestovnými náhradami stanovenými zákonom o cestovných náhradách. Dátum zúčtovania cestovných náhrad je určený § 36 zákona o cestovných náhradách.
Vo všetkých prípadoch je konkrétne stanovený účel, výška preddavku je limitovaná, dátum zúčtovania je presne stanovený. Poskytovanie záloh alebo preddavkov a ich vyúčtovanie zákon o účtovníctve ani postupy účtovania neupravujú. Úpravu zákon ponecháva na účtovnú jednotku, ktorá poskytovanie záloh a preddavkov, ako aj lehoty na ich vyúčtovanie môže riešiť vhodnou úpravou vo vnútornom predpise.
Napríklad lehoty na vyúčtovanie budú stanovené takto:
Ř stále zálohy najneskôr do konca príslušného mesiaca,
Ř jednorazovo poskytnuté zálohy na drobný nákup, reprezentačné účely a podobne najneskôr do 5 dní po realizácii nákupu a v prípade, že nákup nie je realizovaný, najneskôr do 3 dní od poskytnutia zálohy,
Ř preddavky poskytnuté na pracovné cesty do 10 dní po ukončení pracovnej cesty.
V prípade, že zálohy (preddavky) nebudú zúčtované v týchto termínoch, bude odovzdaný pokyn mzdovej účtovníčke na vykonanie zrážky zo mzdy vo výške nezúčtovanej zálohy, v zmysle §131 ods 2. Zákonníka práce.
4.3.1.1 Evidencia preddavkov
Evidencia poskytnutých záloh (preddavkov) sa vedie v knihe analytickej evidencie.
V skutočnosti ide o evidenciu pohľadávok voči príslušným osobám, ktorú je potrebné členiť v zmysle § 4 (5-RO...) postupov účtovania podľa jednotlivých dlžníkov, meny, účelu, t. j. vytvárať analytické účty k účtu 314 - Poskytnuté preddavky alebo k účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom a k nim viesť knihu analytickej evidencie, ktorá je minimálne členená takto:

Viac nájdete v našej knihe.
portfolio14

Máte záujem o celú edíciu?Objednávka

2 Úryvok // Otázka č. 4
Naša spoločnosť uplatňuje pre nepretržité pracovné režimy odmeňovanie podľa dennej normy pracovného času a z nej vypočítanej mesačnej normy pracovného času podľa počtu pracovných dní v príslušnom mesiaci. Tento výpočet bol spochybnený zamestnancom, ktorý žiada, aby sa vychádzalo z počtu kalendárnych dní, t. j. ustanovený týždenný pracovný čas 37,5 hodín sa má deliť 7 dňami týždňa a na mesiac vynásobiť kalendárnym počtom dní v mesiaci. Aký je zákonný postup pri výpočte mesačnej normy pracovného času, teda mesačného fondu pracovného času v hodinách?

Odpoveď:
Zákonník práce, ani žiadny iný právny predpis neupravuje tzv. zákonný spôsob výpočtu dennej alebo mesačnej normy pracovného času pre žiadny typ režimov. V prípade zamestnancov pracujúcich v rovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase sa týždenný pracovný čas v súlade s § 86 ods. 3 Zákonníka práce rozvrhuje v zásade na päť pracovných dní v týždni.
Ak takýto zamestnanec pracuje v ustanovenom týždennom pracovnom čase napr. 37,5 hodín, denná dĺžka pracovnej zmeny predstavuje 7,5 hodín, čo je možné nazvať aj dennou normou pracovného času. Mesačný fond pracovného času u zamestnanca pracujúceho v rovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase závisí od ustanoveného týždenného pracovného času a následne od počtu pracovných dní v konkrétnom mesiaci.
Napríklad mesiac apríl 2017 mal vrátane dvoch sviatkov spolu 20 pracovných dní. Mesačný fond pracovného času, ktorý zodpovedá v otázke použitému spojeniu mesačná norma pracovného času, bude pri 37,5-hodinovom týždennom pracovnom čase predstavovať 150 pracovných hodín. Obdobne v mesiaci máj 2017 s 23 pracovnými dňami to bolo 172,5 hodín atď.
Postup, ktorý by pri výpočte mesačného fondu pracovného času vychádzal z počtu kalendárnych dní v mesiaci, by znamenal, že denný podiel týždenného pracovného času by nebol 7,5 hodín, čo by podľa pojmov uvedených v otázke mala byť tzv. denná norma pracovného času, ale 1/7 týždenného pracovného času. Matematicky by tak „denná norma“ pracovného času predstavovala 5,35714... hodín (zaokrúhlene 5,36 hodín). Ak by sa táto „denná norma“ pracovného času aplikovala na mesiac prepočtom podľa počtu kalendárnych dní v mesiaci, potom „mesačná norma“ pracovného času v mesiaci apríl by predstavovala 160,7 hodín a v mesiaci máj 166,1 hodín.
Fond pracovného času v apríli 2017 vyplývajúci z počtu pracovných dní u zamestnancov s rovnomerne rozvrhnutým pracovným časom však bol len 150 hodín, takže ak by sa takýto spôsob výpočtu „mesačnej normy“ uplatnil u zamestnancov v nerovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase, zamestnanec by musel odpracovať o 10,5 hodín viac, pričom tento rozdiel by nemohol byť považovaný ani za prácu nadčas.
Naopak, podľa tohto postupu by „mesačná norma“ pracovného času v máji, ktorý má 31 kalendárnych dní, bola len 166,1 hodín, čo je o 6,4 hodín menej, než predstavuje počet pracovných hodín v máji, ktorý má odpracovať zamestnanec pracujúci v rovnomerne rozvrhnutom týždennom pracovnom čase v súlade s ustanoveniami § 85 ods. 8 a § 86 ods. 3 Zákonníka práce.
Takýto postup by nebol v súlade ani s § 87 Zákonníka práce, v zmysle ktorého zamestnávateľ môže po dohode so zástupcami zamestnancov alebo po dohode so zamestnancom rozvrhnúť pracovný čas nerovnomerne na jednotlivé týždne. Ak ide o činnosti, pri ktorých sa v priebehu roka prejavuje rozdielna potreba práce, zamestnávateľ môže v kolektívnej zmluve alebo po dohode so zástupcami zamestnancov rozvrhnúť pracovný čas nerovnomerne na jednotlivé týždne až na obdobie najviac 12 mesiacov. Podmienkou je, že priemerný týždenný pracovný čas zamestnanca v období najviac štyroch mesiacov, resp. v období najviac 12 mesiacov nesmie presiahnuť ustanovený týždenný pracovný čas.
Z uvedeného vyplýva, že zamestnávateľ musí rozvrh pracovných zmien zamestnancov spracovať tak, aby sa v určitom referenčnom období, ohraničenom maximálnym počtom 4 alebo 12 mesiacov v roku, dosiahol súlad medzi počtom pracovných hodín, ktorý má každý zamestnanec pracujúci podľa zmenového harmonogramu v referenčnom období odpracovať, s počtom pracovných hodín vyplývajúcim na toto referenčné obdobie z určeného týždenného pracovného času.
U zamestnancov s nerovnomerne rozvrhnutým pracovným časom, napr. v nepretržitom pracovnom režime, preto nemusí byť (a spravidla ani nie je) počet pracovných hodín v mesiaci vyplývajúci z rozvrhu pracovných zmien, ktorý má zamestnanec v mesiaci odpracovať, zhodný s mesačným fondom pracovného času ustanoveným pre zamestnanca pracujúceho v rovnomerne rozvrhnutom pracovnom čase.

Viac nájdete v našej knihe.